FAQ – Domande frequenti su URP in Cloud

Di seguito una panoramica delle principali funzioni del software URP in Cloud:

• Inserimento e gestione delle richieste via web o da ufficio
• Possibilità di integrazione con i sistemi di protocollo dell’Ente
• L’utenza può iscriversi in totale autonomia e gestire le proprie segnalazioni, allegando foto o documenti
• Gestione stato dei ticket
• Riassegnazione delle richieste tra operatori
• Definizione di categorie e priorità
• Configurazione personalizzata dei ruoli e dei permessi in piattaforma sulla base delle strutture organizzative
• Notifiche automatizzate agli utenti e agli operatori interni
• Gestione comunicazione interna tra operatori
• Per tutte le Pubbliche Amministrazioni è presente l’integrazione con tutti gli applicativi DigitalPA dedicati alla comunicazione istituzionale: Portale eGov, App Comuni, Accesso Civico PA e TrasparenzaPA

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Gestire l’Ufficio Relazioni con il Pubblico attraverso un applicativo informatico permette di ricevere le istanze degli utenti da molteplici canali, compreso lo sportello fisico, e fornire le adeguate risposte ai richiedenti, liberando gli operatori incaricati da procedure che richiedono un notevole dispendio di risorse.

Scopri tutte le funzionalità

Ogni cliente riceve un sistema chiavi in mano attraverso un’installazione personalizzata, che consente la gestione dell’URP da qualunque sede o dispositivo. I costi relativi all’installazione e alla gestione dell’Infrastruttura IT sono a carico di DigitalPA, garantendo standard di sicurezza e protezione dei dati tra i più elevati sul mercato.

Le specifiche di sicurezza includono:

• Server dedicati DigitalPA – Massima protezione dei dati e dei livelli di sicurezza, garantiti sia dalle certificazioni ISO aziendali (9001, 27001, 22301) che dall’infrastruttura IT targata Oracle (Oracle OCI)
• OWASP tested – adozione e test attraverso le migliori pratiche di settore in tema di vulnerabilità e sicurezza
• Firewall hardware e Software integrato – Ogni piattaforma dispone di un firewall integrato con strettissime regole, che limitano gli accessi e le azioni agli esclusivi compiti dedicati al software. I firewall si integrano e potenziano ulteriormente la sicurezza
• Blocco IP – Accesso al backoffice limitato alla lista di indirizzi IP fornita dal committente, accessibile dalla rete internet o esclusivamente dalla intranet
• Certificato SSL – Il software gestionale è accessibile esclusivamente tramite HTTPS (Secure Sockets Layer) IP e certificato SSL sono dedicati per ciascun cliente.

L’app URP in Cloud, oltre a consentire l’invio e il monitoraggio delle segnalazioni, permette di:

• Pubblicare il calendario rifiuti e il rifiutologo, con visualizzazione settimanale, suddivisione tra le diverse zone di raccolta e notifiche push selezionabili dall’utente
• Gestire una pagina informativa su orari e contatti dell’ufficio URP
• Visionare i contatti diretti e accedere al sito istituzionale

Utilizzando il servizio URP in Cloud insieme ad App Comuni, si ha il vantaggio di creare un sistema unico per la pubblicazione di differenti comunicazioni istituzionali: allerte, news, avvisi, bandi, raccolta differenziata, informazioni turistiche e tanto altro. Visita www.appcomuni.it per maggiori informazioni >>

Per ottimizzare ulteriormente il processo di pubblicazione, URP in Cloud si integra al sito istituzionale Portale eGov e a TrasparenzaPA, il software per la gestione completa degli adempimenti di trasparenza amministrativa. Basterà quindi inserire una sola volta la comunicazione per pubblicarla in automatico su tutti i canali selezionati.

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Nel gestionale è compreso un potente servizio di statistiche e reportistica, che vi permetterà di monitorare l’intero flusso delle richieste producendo report dettagliati sulle tipologie di richieste, i tempi di risposta dell’Ente e le performance dei vari uffici. Il pannello di gestione consente infatti ai responsabili di monitorare l’andamento della gestione delle segnalazioni, controllando che i ticket vengano gestiti entro la data di scadenza. I report sono visionabili ed estraibili da apposita sezione riservata.

Utilizzando il GPS del cellulare, è possibile includere il punto esatto in cui è presente il problema segnalato, e allegare foto.

In caso di mancata connessione internet, l’app memorizzerà le coordinate sulla mappa, inviandole successivamente.

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Non ci sono limiti al numero di utenti che possono utilizzare il gestionale URP in Cloud nello stesso momento. La potenza dei server e dell’infrastruttura informatica messa a disposizione da DigitalPA consentono a migliaia di utenti di lavorare in contemporanea, per la gestione ottimale anche di strutture organizzative molto complesse.

Le segnalazioni, accessibili dal pannello gestionale del software, possono essere visualizzate e gestite dagli uffici indicati, che riceveranno notifiche su ogni passaggio relativo alla segnalazione.

In fase di configurazione del sistema, l’Ente deciderà quali categorie di segnalazioni inserire e quali operatori abilitare alla gestione di una o più categorie. L’elenco delle categorie può essere ampliato, ridotto o modificato in qualsiasi momento.

Ogni segnalazione potrà essere gestita direttamente dall’operatore o essere inoltrata ad altro servizio/operatore, oppure gestita in modalità collaborativa.

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L’app è disponibile sia su Google Play Store che su App Store di Apple. Per trovare l’app di proprio interesse, non dovranno far altro che cercare l’applicazione insieme al nome dell’organizzazione.

Il software guida gli operatori nell’esecuzione di procedure standardizzate, con il vantaggio di azzerare gli errori ed eliminare la possibilità che una pratica venga smarrita nella gestione ordinaria del servizio, grazie a un monitoraggio capillare e a un sistema di archiviazione digitale efficiente e sicuro, a norma GDPR.

Scopri tutte le funzionalità

È possibile ricevere richieste da utenti esterni all’organizzazione, come clienti, fornitori o stakeholder, attraverso moduli online personalizzabili.

Il sistema può essere integrato nel sito aziendale o in un’area riservata, e permette agli utenti di inviare segnalazioni senza registrazione. Ogni richiesta viene tracciata e può essere seguita dall’utente tramite un link sicuro o via e-mail, senza bisogno di accedere alla piattaforma.

Il sistema integra già l’accesso tramite SPID o CIE per l’autenticazione sicura degli utenti che vorranno inviare richieste, segnalazioni o comunicazioni.

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Sì. Il pannello di gestione consente ai responsabili di monitorare in tempo reale l’andamento dei ticket, individuare facilmente quelli più urgenti e verificare che vengano gestiti entro le scadenze previste. È possibile effettuare ricerche avanzate con filtri (categoria, nominativo, reparto, data, scadenza, ecc.) o tramite tag personalizzati.

Sono inoltre disponibili statistiche dettagliate sui tempi medi di gestione per operatore, servizio o categoria. I report possono essere visualizzati online o esportati in formato Excel e PDF.

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Un software di ticketing è uno strumento che consente di raccogliere, organizzare e gestire richieste, segnalazioni o problemi provenienti da clienti, fornitori o utenti interni. URP in Cloud offre una piattaforma completa per gestire ogni tipo di richiesta aziendale in modo strutturato, con flussi automatizzati e monitoraggio in tempo reale.

Sì: basta un semplice link da pubblicare sul sito istituzionale dell’Ente, per permettere l’accesso diretto ai cittadini. Inoltre, personalizzando l’aspetto grafico dell’interfaccia pubblica di URP in Cloud, verrà mantenuta coerenza tra sito internet e URP digitale.

Oltre a URP in Cloud, è possibile integrare le altre soluzioni DigitalPA dedicate alla trasparenza e alla comunicazione istituzionale: TrasparenzaPA, Portale eGov, App Comuni e Accesso Civico PA.

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Sì. Il software è facilmente integrabile in qualsiasi sito aziendale tramite una pagina dedicata personalizzabile. È accessibile anche da App mobile e non richiede installazione.

Il sistema consente un caricamento iniziale delle anagrafiche desiderate per fare in modo che le richieste e le segnalazioni possano pervenire solo da questi utenti configurati inizialmente.

Sì, URP in Cloud è perfetto per ottimizzare il customer care. Permette di centralizzare tutte le comunicazioni con i clienti, assegnare automaticamente le richieste ai reparti competenti, e monitorare le performance del team tramite reportistica e SLA.

Sì. Il software è pensato per essere flessibile e può essere utilizzato anche in contesti aziendali come sistema di ticketing e service desk. È ideale per la gestione di richieste da parte di clienti, fornitori o dipendenti.

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Puoi gestire richieste di assistenza tecnica, segnalazioni post-vendita, richieste IT, richieste HR, contatti commerciali e qualsiasi altra comunicazione interna o esterna.

Le categorie di richiesta sono completamente personalizzabili, così come i flussi di smistamento e assegnazione, in base alla struttura e all’organizzazione della tua azienda.

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Centralizzando le richieste, automatizzando i processi ripetitivi e assegnando ogni pratica al team competente, si riducono i tempi di risposta e si migliora la soddisfazione dell’utente finale.

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Sì: la Legge n. 150 del 7 giugno 2000, “Disciplina della comunicazione ed informazione nelle P.A.”, dispone che le pubbliche amministrazioni istituiscano al proprio interno l’URP per “garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla legge 7 agosto 1990, n. 241”.

I successivi aggiornamenti normativi in materia hanno inoltre reso obbligatorio l’uso di opportune tecnologie telematiche per promuovere la partecipazione e snellire i processi amministrativi.

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Nel “Piano triennale per l’informatica nella PA 2024-2026” AGID ribadisce il principio che digitale e mobile sono la prima opzione (digital & mobile first). Le pubbliche amministrazioni devono erogare i propri servizi pubblici in digitale e fruibili su dispositivi mobili, considerando alternative solo in via residuale e motivata, attraverso la “riorganizzazione strutturale e gestionale” dell’ente ed anche con una “costante semplificazione e reingegnerizzazione dei processi”.

Certo. È disponibile una specifica configurazione per le realtà sanitarie che consente ad esempio la gestione degli elogi.

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Le pubbliche amministrazioni italiane hanno l’obbligo di rendere accessibili i propri servizi online tramite SPID – Sistema Pubblico di Identità Digitale – insieme alla Carta d’Identità Elettronica – CIE.
URP in Cloud garantisce l’autenticazione tramite SPID o CIE consente un’autenticazione sicura e certificata.

Certo. Le pubbliche amministrazioni devono adottare in via esclusiva sistemi di identità digitale definiti dalla normativa. ProntoURP garantisce l’accesso per il cittadino con questi sistemi.

Le Amministrazioni che utilizzano URP in Cloud possono sempre fare riferimento all’help desk DigitalPA con l’integrazione di Digito, l’assistente virtuale IA disponibile h24.

All’atto della sottoscrizione contrattuale verranno consegnati i numeri di contatto prioritario.

Dal pannello di gestione del software, è inoltre possibile accedere alla sezione dei manuali e delle videoguide, sempre aggiornati, oltre al link diretto per accedere all’help desk IA.

No, gli aggiornamenti evolutivi sono sempre gratuiti per tutta la durata del contratto.

Per le PA, la procedura di acquisto è molto semplice: grazie ai costi contenuti, è possibile procedere tramite affidamento diretto utilizzando MEPA o qualsiasi altra piattaforma di e-procurement utilizzata.

I consulenti DigitalPA sono sempre a vostra disposizione per fornire ulteriori chiarimenti o formulare un preventivo personalizzato sulla base delle esigenze dell’Amministrazione.

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I costi sono personalizzati in base alle dimensioni dell’organizzazione e ai servizi da attivare. Nel canone annuale sono inclusi l’erogazione e il mantenimento del servizio, la manutenzione evolutiva del software e l’assistenza dedicata.

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Le tempistiche di attivazione sono molto brevi. Dopo la fase propedeutica all’attivazione dell’URP, che include la formazione del personale e l’autorizzazione alla visibilità del sistema e alla pubblicazione dell’app sui principali store, basteranno pochi giorni per rendere disponibile il servizio ai cittadini.

• Legge n. 241 del 7 agosto 1990, “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.”
• Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’11 ottobre 1994, “Direttiva sui principi per l’istituzione ed il funzionamento degli uffici per le relazioni con il pubblico”
• Legge n. 150 del 7 giugno 2000, “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”
• P.R. n. 422 del 21 settembre 2001, “Regolamento recante norme per l’individuazione dei titoli professionali del personale da utilizzare presso le pubbliche amministrazioni per le attività di informazione e di comunicazione e disciplina degli interventi formativi”
• Direttiva 7 febbraio 2002, “Attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, “Codice dell’amministrazione digitale”

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